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e文章法・・・・知識問題

日商PC検定知識問題に出る e文書法

日商PC検定の知識問題では、アナログ仕事時代からデジタルIT仕事時代への変化と対応についての問題が中心となっています。
この中で中心となるの考え方に関連法規の順守があります。

コンピュータを使用して仕事をしていく上で重要な法規の一つが今回のe文書法です。
e文書法とは、企業における文書の保存方法を定めた法律です。
企業に保存が義務付けられている文書について、原則、すべての文書の電子保存を容認する法律です。
従来アナログ時代までは、保存文書が紙中心でしたので大量の保存書類ができてしまい、これらを保管し整理保管するのが結構大変でした。
もうずいぶん昔の話ですが、私はサラーリマン時代銀行に勤務していました。
毎日、毎日お客さんとの1つ1つの取引を記録した伝票類が山のようにできてしまいます。今でも、銀行の窓口で口座への入出金をする場合、入金伝票や出金伝票を手書きして窓口に出しますね。これら1枚1枚が伝票として保管されていくわけです。
忙しい店舗ですとこの伝票の綴りが1日で1メートルぐらいの高さに積み上がってしまいます。(笑)
これらを税法などでは、保管する義務があるわけですから大変です。大きな倉庫が必要になるんです。(笑)
また、紙は重いですからそれも大変です!大きくて重い帳票の綴りを倉庫まで運び、棚に載せます。あるときその帳票が必要になると図書館のような大量の紙の山から必要な書類を探し出さなければなりません。夏でなくても汗だくです(笑)
このような作業を日々続けていくのは大変ですし、保管や整理そして必要な時に探し出す手間を一気に解決するのが
電子化です。スキャナーでコピーしたり、データの電子化を図ります。キャッシュコーナーのATMなら最初からデジタルですね。
一般企業でも、請求書や見積書などの紙の帳票や文書も電子化保存がこのe文書法で認められるようになりました。
この結果、大きな倉庫も不要になりました。また記録を探し出すのも検索するだけで呼び出せるようになりとても簡単になりました。
このe文書法が施行される前は、電子帳簿保存法というのがあって、もともと電子化されたものしか電子保存が認められませんでした。

さてこれらのスキャナーなどで取り込んだ文書を保存する際のファイル形式は、PDF形式のファイルが推奨されています。
PDFファイルは、取り込んだ文書を改変できないような仕組みになっていますので、原本のまま保存する場合と同様の記録となるからです。

日商PC検定知識問題のキーワードは

「e文書法」「保存文書の電子化」「pdfファイル形式」

この3つをよく理解しておきましょう。

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