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データの入力規則と集計・・・・知識問題

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データの入力時にもITならではの仕事術でなくてはなりません。
アナログ仕事時代、紙の帳票に手書きやワープロにて作成されていた表形式のデータは、日付の順に記載しないと訂正が簡単にはできませんでした。後から訂正が判明すると全部書き直しということもありました。というわけでデータを記載するには、組織ごとに細かいルールが決められていて訂正が起こらないような事務手順マニュアルが作られていました。
IT時代になると、日付の前後程度のことは、後で並べ替え処理をすれば問題はなく、自動的に日付順に並べ変えられるようにシステム化されるのも一般的です。IT時代の入力規則は、ある程度あらかじめの設定で規制できるので(例えば、フリガナは自動的に入力される。住所は、郵便番号を入力すると自動で反映される。)その組織特有の規則だけを決めておけばよいようになっています。しかし、いったん定まった入力規則に従わないと全体に混乱をもたらす場合もあるので注意が必要です。
下記の図のように、自動化が進むと、データ入力では、日付と担当者、商品名、数量を選択する(入力ではなくて選択できる)だけで、自動的に単価が設定され、売り上げと売上累計が計算されていくことになります。
また、2図のように、担当者別商品別の売上集計などもいつでも必要なときに簡単に集計結果を示すことができます。
データの発生時点で入力するだけで、全ての作業がほぼ自動化されていくのです。これがこれがIT時代のスピードです。

「日商PC検定 試験に出るポイントのまとめ」
データの入力規則は、組織ごとに異なる。
アナログ時代のように日付順に入力する必要はないが
入力規則に従って処理していくことで、瞬時にデータの発生時点と同時に累計や集計などの経営情報が更新されていく。
データの入力
データの集計

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日商PC検定知識問題解説

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