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前回では、同窓会のデータの引継ぎで受け取ったデータがとても古いソフトのデータでした。

実は、私の場合は、EXCEL97のデータでした。今は、2014年です。古いですね(笑)
しかし、幸いなことにマイクロソフトのオフィスシリーズは、何とか古いデータも読み込んでくれるので助かりました。
このEXCELデータを現在の形式で名前を付けて保存をします。
そして、その住所録データをWORDに装備されている「差し込み印刷」という機能を使って
往復はがきに一人一人別々の名前と住所を1枚毎位に印刷できるようになるのです。
さて、このデータをWORDで印刷するのではなく、後々の使いやすさを考えて・・・・WORDは、一般人にとっては、とても使いにくく難しいですね。特に往復はがきと差し込み印刷は、イメージしにくいです。またバージョンが変わるたびに使い方も変わるのも結構大変ですね。
・・・・・筆ぐるめや筆まめ、筆王の形式で残しておけば、次の幹事さんは、とても楽です。
何せ、年賀状管理ソフトですから、宛名住所の管理と整理、そして宛名の印刷も簡単ですし、もちろん往復はがきのテンプレートも用意されています。使い方もほとんど毎年バージョンが変わっても同じですから、楽です。とにかくお年寄り向きに作られているので操作が分かりやすいですね(^_-)-☆
では、どうやって、EXCELデータを年賀状作成ソフトに移行して簡単に使用できるようにするのか?
それが、日商PC検定にもよく出題される、CSVファイル形式です。
EXCELにある住所録データを名前を付けて保存で「CSVファイル形式」で保存します。
そして、このCSVファイルを年賀状作成ソフトから「開く」、「バックアップ」「変換」などの処理方法で読み込めば簡単に処理することができます。
ただし、CSVファイルの弱点は、二つのソフト間で項目(フィールド・・・名前や郵便番号、住所などの項目)を一致させる作業が必要なことです。ソフトによって配列が違うからですね。でも、作業は簡単にできるようになっています。
この弱点を克服したのが、日商PC検定によく出てくるXMLファイル形式ですね、これだと一発で自動変換されてしまうのです。
しかし、どんなに素晴らしく新しい技術が出てきても、
やっている人間がアナログの多い同窓会では、次もどうなる事でしょう(*^^)v
日商PC検定合格道場
八田 仁